Pakketselectie

Bedrijven groeien en behoeftes veranderen gedurende de tijd. De huidige software voldoet niet meer en sluit niet meer aan bij de processen van de organisatie. Eigenlijk zou het beter zijn op zoek te gaan naar nieuwe software van deze tijd. Maar hoe? Heel het bedrijf leunt op de huidige software en als die wordt vervangen wil je natuurlijk wel goed geadviseerd worden. Na de selectie wil je het liefst ook nog advies van iemand die weet hoe jullie bedrijfsprocessen eruit zien. Iemand die bij de gemaakte afspraken met de leverancier aanwezig was en die weet wat jullie belangrijk vinden. Bij beide processen kan ik jullie begeleiden.

Pakketselectie

Een goede grondige pakketselectie bestaat uit een aantal fasen:

  1. Afbakening
  2. Eisen en wensen in kaart brengen
  3. Alternatieven
  4. Offertes aanvragen
  5. Demonstraties
  6. Besluitvoorbereiding
  7. Besluitvorming
  8. Contractonderhandelingen

1. Afbakening

Voor de eerste fase is overleg met het verantwoordelijk management van groot belang. De kaders voor het toekomstige systeem en dus de reikwijdte van het project dienen glashelder te zijn. Ook het beleid en met name de toekomstige organisatie-ontwikkelingen zullen aan de orde komen.
Het resultaat van deze fase is een korte weergave van de reikwijdte van het project, alsmede een duidelijke planning voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Die duidelijkheid betreft ook de onderdelen van het bedrijfsproces en de afdelingen en mensen die wel en niet bij het project betrokken zullen worden.

De betrokkenheid van de ‘eigen’ medewerkers dient vanaf de start van het project gewaarborgd te zijn om de uiteindelijke acceptatie van de veranderingen te vergroten. Vandaar dat wij deze altijd al bij de aanvang van het project betrekken.

2. Eisen en wensen in kaart brengen

In deze fase komt het vaststellen van de eisen en wensen aan de orde. Een goed overzicht van de eisen en wensen is bepalend voor de keuze van de toekomstige software. Hierbij zijn niet alleen de huidige processen van belang, maar ook de visie op de toekomst en mogelijke groeiverwachtingen.

Met het projectteam worden tactische keuzen gemaakt. De eigen medewerkers van de betrokken organisatie-onderdelen formuleren de eisen/wensen. Ik heb hiervoor handzame hulpmiddelen beschikbaar die door jullie zelf ook kunnen worden ingezet. Hierbij kunnen jullie desgewenst worden begeleid door mij. Het eindresultaat van deze fase wordt door het projectteam met de opdrachtgever besproken.

3. Alternatieven

Gedurende deze fase selecteren we gezamenlijk enkele systemen en hun leveranciers/dealers. Deze fase zal resulteren in een ‘longlist’ van mogelijk geschikte systemen. Normaliter zal deze ‘longlist’ tussen de vijf en tien namen bevatten. Deze lijst zal worden besproken met de opdrachtgever.

In deze tussenstap wordt met de opdrachtgever afgestemd op welke wijze de evaluatie gaat plaatsvinden: op basis van demonstraties van leveranciers of anderszins. Demonstraties, eventueel aangevuld met informatie van referenten, zijn het meest gebruikt maar vergen veel tijd. Andere mogelijkheden zijn de ‘Request for Proposal’-methodiek of een pilot-aanpak. Uiteraard kijk ik hierbij ook naar het type organisatie en naar wat het beste past bij het project.

4. Offertes aanvragen

In deze fase vinden de eerste contacten met potentiële leveranciers plaats. Dit betekent dat de longlist wordt teruggebracht tot een shortlist van drie á vier kandidaten. Bij deze reductie biedt ik jullie ondersteuning. Daarna volgt de offerteaanvraag, die in concept opgesteld wordt door mij. De leveranciers zullen minimaal reageren met een schriftelijke offerte met concrete aanbiedingen en prijzen noodzakelijk om tot een gefundeerde keuze van software te komen. Ik zal deze offertes verwerken tot een overzichtelijk rapportage, mede op grond waarvan de opdrachtgever tot een keuze voor de demonstraties kan komen.

5. Demonstraties

De vijfde fase bestaat uit het door enkele leveranciers laten verzorgen van presentaties van hun oplossing. De basis voor de demo’s zijn concrete cases van de klant.
Ik kan bij deze fase adviseren over de wijze waarop de demonstraties zo efficient en effectief mogelijk kunnen worden ingevuld en georganiseerd. Verder kan ik een voorzittersrol vervullen op de demodagen en een onafhankelijke visie geven op de geboden oplossing naar aanleiding van de demo en haar andere ervaringen met de leverancier. Op deze wijze ben je er zeker van dat de demonstraties vlot verlopen.

6. Besluitvoorbereiding

Deze fase begint met het verwerken van alle beschikbare informatie tot een overzichtelijk rapportage, mede op grond waarvan de opdrachtgever tot een keuze kan komen. Ik zal in overleg met het projectteam aangeven op welke punten de aanbiedingen van een leverancier beoordeeld worden en zorgt voor een model waarin deze aanbiedingen met elkaar worden vergeleken. De individuele scores worden besproken in het projectteam, waarna een voorkeurslijst ontstaat.

7. Besluitvorming

Op basis van de demo’s en de offertevergelijking maakt de opdrachtgever een keuze voor de beste partij. Ik vervul in deze fase veelal een klankbord- en adviesrol. De leverancier waar de definitieve keuze op is gevallen, wordt uitgenodigd om een definitief voorstel (offerte/contract) in te dienen. Eventueel voorafgegaan door een nader vooronderzoek (blauwdruk). De andere aanbieders ontvangen een bericht dat de eerste keuze niet op hen is gevallen. Ook dit verzorg ik voor je.

8. Contractonderhandelingen

De fase Contractonderhandelingen bestaat uit het beoordelen van het contract en bijbehorende stukken. Belangrijk is een evenwichtige verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mogelijkheden (zowel de ‘lusten’ als de ‘lasten’) in een overeenkomst. Je ontvangt een memo met de bevindingen. Op basis hiervan kunnen aspecten (opnieuw) besproken worden met de leverancier.