Gisteren in Houten geweest bij een relatie die intern wat problemen ondervond bij het opzetten van een verwerkingsregister. Zij zijn gevraagd voor hun internationale (niet-EU) hoofdkantoor een verwerkingsregister op te stellen. Erg leuk om mee te helpen. Dus gisteren de hele dag interviews gehouden met de verschillende afdelingen. Vandaag uitwerken en begin volgende week ligt het register bij de klant ter review.

 

Het is begrijpelijk dat deze klant moeite heeft met het opstellen van dit register. Het is ook zeer omvangrijk. De verschillende processen raken allemaal persoonsgegevens. Gegevens van klanten, leveranciers en natuurlijk eigen personeel. De vervolgstap is nu het bepalen van welke stappen deze klant gaat zetten om te voldoen aan de AVG. Ook hierbij ondersteun ik ze graag!

 

De AVG verplicht organisaties om de verwerking van persoonsgegevens bij te houden in een register. Deze verplichting geldt voor vrijwel alle organisaties.

Je bent verplicht om met een register te werken waarin je de verwerking van persoonsgegevens bijhoudt, als jouw organisatie:

• persoonsgegevens verwerkt waarvan de verwerking niet incidenteel is (het komt dus vaker voor), of
• risicovolle persoonsgegevens verwerkt, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of politieke opvattingen, of
• meer dan 250 medewerkers heeft.

In de praktijk zullen (vrijwel) alle organisaties verplicht zijn de verwerking van persoonsgegevens in een register bij te houden. Dit omdat binnen een organisatie klanten-, leveranciers- of personeelsbeheer altijd vaker voorkomt.

In het verwerkingsregister neem je op welke persoonsgegevens je gebruikt, voor welk doel , waar je ze opslaat en met wie je ze eventueel deelt. Het register kun je schriftelijk of elektronisch bijhouden.

Als betrokken personen je vragen hun gegevens te corrigeren of te verwijderen kun je dit register hiervoor nodig hebben. Je moet deze verzoeken ook doorgeven aan de organisaties waarmee je de persoonsgegevens hebt gedeeld.